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Comment organiser une salle d’archives ?

La salle des archives est un endroit stratégique. Des informations importantes y sont classées. Pour assurer la pérennité et la sécurité des documents, il est primordial de prendre soin de ce lieu. En ce sens, plusieurs points doivent être considérés pour son organisation.

Établir un Plan pour la Gestion des Archives

Avant de planifier le stockage et la gestion des archives, il est important d’élaborer un plan détaillé. Ainsi, il faut tenir compte de quelques points comme les dimensions de l’espace, le flux d’objets et le flux de personnels pour l’aménagement de votre pièce. Il ne faut pas non plus oublier de choisir son rayonnage pour une salle d’archives. D’autres facteurs doivent être également analysés dont :

  • La taille de la pièce: veillez à choisir les meubles adaptés à ses dimensions.<
  • Meubles et matériels : assurez-vous que les meubles utilisés sont robustes, ergonomiques et adaptés à l’espace disponible.
  • Catalogue des archives: lorsque vous arrivez à classer les différents types d’informations contenues dans chaque document, vous pouvez alors imaginer une mise en page appropriée
  • Organisation des archives : procédez à un tri minutieux afin de faciliter la recherche et l’organisation des documents.
  • Milieu de stockage : misez sur des solutions professionnelles offrant une protection optimale contre les intempéries.
  • Accès: prenez note des aspects liés à la sûreté physique et numérique qui garantissent un accès restreint aux documents sensibles.

Garder un accès facile à vos informations

Une fois les tâches de planification effectuées et les données à stocker identifiées, vous aurez besoin d’une manière efficace pour permettre l’accès à ces informations. Quand il s’agit de sécurité et de facilité d’accès, la technologie peut faire la différence. Avec des technologies modernes, les visiteurs et le personnel peuvent trouver les archives sans effort, pour créer une expérience positive. De plus, veillez à ce que votre solution couvre les exigences particulières de l’organisation. Cela inclut la nécessité des mises à jour régulières et/ou des sauvegardes spécifiques concernant le stockage et/ou l’accès aux documents ou données. Ainsi, vous vous assurerez qu’en recourant à cette solution complète, vos informations seront faciles à consulter et entièrement sécurisées !

Organiser une salle d’archives

Concevoir une salle d’archive durable est une vraie responsabilité. Les archives et documents doivent être conservés et classés de manière appropriée, mais aussi facilement accessibles pour les chercheurs. Une bonne préparation est requise pour que l’espace soit organisé correctement. Une fois que cette étape est réalisée, il faut déplacer les archives et trouver le meuble adapté à leur organisation. Certaines informations devront rester confidentielles et seront donc placées hors de portée du public.

Classer les informations

Pour accroître la facilité de recherche, il est important de penser aux méthodes de classement à opter. Certains documents peuvent être classés selon le genre, l’année d’enregistrement ou un classement alphabétique avancé en tenant compte des critères spécifiques des archives. Il est aussi nécessaire qu’un numéro ou une référence soit associé à chaque document pour rendre son identification ultérieure plus rapide.
Dans le cas où ces archives sont volumineuses, inclure un outil informatique (un tableur) pour générer une base de données bien détaillée peut être très utile. Ainsi, les documentations souhaitées seront rapidement trouvables.

Conditions environnementales

Une fois que votre espace est prêt, prenez en compte les conditions environnementales qui pourraient nuire aux matières présentes. Certaines pièces anciennes peuvent perdre valeur si la température n’est pas adéquate. Il faut donc faire attention et veillez à ce que tous les documents soient exempts de poussière et d’humidité excessive.
Enfin, organiser une salle d’archives demande patience et minutie mais elle ne devrait pas être source d’angoisse ! Avec un peu de temps et l’utilisation des bonnes techniques, votre salle sera bientôt prête à accueillir des chercheurs.

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